O que o cliente vê no link
Como é a página que o cliente abre, o que ele consegue enviar por lá e o que ele nunca enxerga do escritório.
Saber exatamente o que aparece do outro lado do link resolve metade das dúvidas que o cliente traz por telefone. Esta é a página que ele abre — e nada além dela.
Como ele entra
O cliente recebe o link e o código de acesso (PIN). Quando o link vai pela Val, o código chega em outra mensagem, enviada pelo próprio sistema pelo mesmo canal. Quando o escritório usa Enviar ao cliente, os dois chegam juntos. Ele abre o link no celular ou no computador, vê a marca do escritório e uma tela de acesso protegido pedindo o código.
Digitado o código, ele clica em Acessar e a lista aparece. Não há cadastro, senha, aplicativo nem e-mail de confirmação.
Enquanto ele continuar na mesma aba do navegador, recarregar a página não pede o código de novo. Se ficar muito tempo parado, a página avisa que a sessão expirou e pede o código outra vez — por isso vale orientar o cliente a guardar a mensagem com o código até terminar.
AtençãoCódigo errado não diz por quê
A página responde apenas que o código está inválido. Isso é proposital: impede que alguém descubra links válidos por tentativa. Se o cliente insistir que digitou certo, gere um Novo código — a URL continua a mesma.
O que aparece na tela
No alto, o nome da empresa a que a coleta se refere. Abaixo, a lista de itens, um por bloco. Cada bloco traz:
- O texto do pedido, como você escreveu.
- Um texto de ajuda, quando o item tiver um.
- A marcação (opcional), nos itens que não são obrigatórios.
- A etiqueta do estado: Enviado — em análise, Aprovado ou Rejeitado.
Itens rejeitados aparecem com destaque e a frase "Precisamos que você reenvie", seguida do motivo que o time escreveu. Item aprovado fica travado: o cliente vê que está resolvido e não consegue mais mexer.
O que ele consegue enviar
| Tipo de item | O que o cliente faz |
|---|---|
| Documento | Clica em Enviar arquivo e escolhe do aparelho; a tela mostra quantos arquivos já subiram |
| Texto | Escreve a resposta no campo e clica em Salvar |
| Sim / Não | Marca uma das duas opções |
| CPF e CNPJ | Digita com máscara automática; o número só é aceito se os dígitos conferirem |
Um mesmo item de documento aceita mais de um arquivo — útil quando o comprovante tem várias páginas em fotos separadas.
Quando o pedido se repete por pessoa (por exemplo, os documentos de cada sócio), o cliente vê um botão Adicionar e monta um bloco para cada um, com a opção de remover o que criou por engano.
DicaOriente sobre o tamanho do arquivo
Há limite de tamanho e de formato por arquivo. Foto de documento tirada pelo celular costuma passar sem problema; vídeo e arquivo compactado, não.
Como ele termina
No fim da página fica o botão de conclusão, e o texto dele muda conforme a situação:
- Concluir envio — quando tudo o que era obrigatório já foi enviado.
- Concluir mesmo assim — quando ainda falta algo obrigatório.
O sistema não bloqueia a conclusão com itens faltando: ele sinaliza. Um cliente apressado consegue encerrar com pendências, e é por isso que a conferência do time continua necessária.
Depois de concluir, a página mostra a mensagem de envio concluído e ele pode fechar. O link passa para o estado Concluído do seu lado.
O que ele nunca vê
- Nada do card nem do processo: sem histórico, sem tarefas, sem prazos, sem valores.
- Itens marcados como Interno: ficam só para o escritório.
- Nenhum outro cliente: o link vale para aquela coleta e só.
- Nenhuma identificação na URL: o endereço não mostra o nome da empresa nem qualquer número que permita adivinhar outro link.
Do lado de dentro, o sistema registra os acessos e os horários para auditoria. O cliente não vê esse registro; você vê o total de acessos e a data do último na aba de coleta.
CuidadoLink e código são de uso pessoal
O rodapé da página avisa que aquele é um canal seguro do escritório e que o link e o código não devem ser compartilhados. Reforce isso ao enviar: quem tiver os dois consegue enviar documentos em nome do cliente.
Quando o acesso para de funcionar
| Situação | O que o cliente vê | O que fazer |
|---|---|---|
| Link expirado | Aviso Link expirado | Regerar o link e enviar de novo |
| Link revogado | Aviso Link inválido: "Este link de coleta não existe ou foi revogado." | Gerar um novo, se a coleta continua |
| Demanda cancelada | O mesmo aviso do link revogado | Se o caso voltou, reativar a demanda e gerar um link novo |
| Coleta concluída | Mensagem de envio concluído | Gerar outro link se faltar documento |
| Código esquecido | Erro de código inválido | Usar Novo código, sem trocar a URL |
No portal do cliente, para quem tem acesso a ele, a demanda cancelada continua aparecendo, com o andamento Cancelada, mas não recebe mais arquivos. Quem tentar enviar vê a mensagem "Esta demanda foi cancelada e não recebe mais documentos."
Voltar: acompanhar o que chegou e cobrar o que falta