Quem pode ver cada documento

O acesso a um documento não vem só do seu perfil: vem principalmente de você atuar no contexto dele. Quem trabalha no caso enxerga os papéis do caso. Quem não trabalha, não.

De onde nasce o seu acesso#

O sistema avalia o acesso a cada vez que você abre uma lista ou um documento — não existe "liberação guardada". As portas de entrada são estas:

Caminho	O que libera
Administrador	Vê tudo, por desenho: o administrador nunca pode ficar trancado fora
Visão ampliada	Perfis de coordenação com visão geral do acervo de clientes e casos
Participação	Você é responsável pela demanda ou pelo processo, ou é do mesmo setor de quem é; ou atua no cliente, na empresa ou no grupo a que o documento pertence
Tarefa atribuída	Você tem tarefa no registro a que o documento está ligado
Envio	Quem enviou o arquivo sempre continua acessando o que subiu
Documento ligado a você	Documentos vinculados ao seu próprio usuário
Acesso concedido	Uma liberação pontual, aprovada pela coordenação, só para aquele documento

Trocar de equipe muda o seu acesso a partir dali. Você deixa de abrir os documentos dos casos em que não atua mais — e passa a abrir os do time novo — sem que ninguém precise ajustar nada documento por documento.

Documento restrito: você vê o nome, não o conteúdo#

Um documento fora do seu escopo continua aparecendo nas listas, com nome, tipo e data. O que fica bloqueado é o conteúdo: o botão de baixar aparece desabilitado, com o motivo.

Isso é deliberado. Esconder a existência do documento faria as pessoas procurarem para sempre por algo que está ali; mostrar o conteúdo quebraria o sigilo. O meio-termo é você saber que o documento existe e a quem pedir.

Acesso temporário#

Quando você precisa de um documento fora do seu escopo, a coordenação pode conceder acesso àquele documento específico. Esse acesso:

• vale só para aquele documento, não para o cliente inteiro;
• tem prazo — quando vence, o acesso acaba sozinho;
• pode ser revogado a qualquer momento, sem apagar o registro de que existiu;
• é somente leitura: com acesso concedido você abre e, conforme o escopo aprovado, baixa — mas não edita, não vincula a outro registro e não exclui.

Documentos internos do escritório#

Os documentos sem cliente — modelos, políticas, papéis da própria banca — formam um domínio separado. Eles não entram na visão ampliada de quem enxerga o acervo de clientes: é preciso a permissão específica de documentos internos. É o que impede que a visão de coordenação sobre os casos abra também a papelada interna da administração.

Documentos de processo seguem o processo#

Documento cujo lugar de origem é um processo herda o alcance do processo: quem não abre aquele processo não abre o documento, mesmo sendo do mesmo setor de quem abre, mesmo tendo enviado o arquivo. Quando um processo é redistribuído para outra equipe, o acervo dele vai junto.

O que aparece para o cliente#

Documento no portal do cliente é decisão explícita do escritório. Na lista de documentos existe a opção compartilhar com o cliente, disponível apenas para documentos ligados a um cliente. Enquanto ela estiver desligada, o cliente não vê o documento. Ao ligar, ele passa a ver — confira o arquivo antes.

Não consigo abrir um documento. E agora?#

1. Leia a mensagem

   O sistema diz o motivo: fora do seu escopo, sem permissão de download, ou documento interno. Cada um tem uma saída diferente.

2. Confirme que você atua no caso

   Se você deveria estar no caso, o que falta pode ser a sua atribuição no registro — e não o documento. Resolver a atribuição resolve o acesso.

3. Peça acesso à coordenação

   Diga qual documento e por quê. A liberação é feita para aquele documento, com prazo.

4. Documento de processo

   Nesse caso, liberação avulsa não resolve: o que precisa mudar é o seu alcance sobre o processo.

Como buscar e filtrar documentos