Pessoas e contatos
Como cadastrar sócios, administradores e representantes, ligar cada pessoa à empresa certa e usar a ficha 360º dela.
Cliente é quem o escritório atende. Pessoa é o ser humano por trás disso: o sócio que assina, o administrador que responde, o representante que negocia. Separar as duas coisas é o que permite saber que a mesma pessoa é sócia de três empresas do grupo e parte em dois processos.
Abra Cadastros › Pessoas. A lista reúne as pessoas físicas do escritório com nome, CPF, papel e e-mail.
Onde ficam as pessoas
Cadastros › Pessoas lista as pessoas físicas do escritório, com busca por nome. A lista mostra nome, CPF, papel e e-mail.
Cadastrar uma pessoa
Clique em Nova pessoa
O formulário é curto de propósito.
Informe nome e CPF
O nome é obrigatório. O CPF é validado quando preenchido e é o que diferencia homônimos mais tarde.
Escolha o papel
Sócio, Administrador, Representante ou Outro.
Preencha e-mail e telefone
São os dados usados para falar com essa pessoa.
Vincule a empresa, se fizer sentido
O campo Empresa vinculada é opcional. Deixe em branco quando a pessoa ainda não está ligada a nenhuma empresa cadastrada.
DicaCPF é o que evita confusão
Nome se repete, muda com casamento, aparece abreviado em publicação. O CPF é o que permite ao sistema reconhecer a mesma pessoa em contextos diferentes. Sempre que tiver o número, registre.
Papéis: o que cada um significa
| Papel | Quem é |
|---|---|
| Sócio | Consta no quadro societário da empresa |
| Administrador | Responde pela administração, com ou sem participação societária |
| Representante | Fala pela empresa por procuração ou contrato |
| Outro | Qualquer outro vínculo relevante |
O papel é uma etiqueta do cadastro. O quadro societário formal de cada empresa tem tela própria, em Cadastros › QSA, e aparece consolidado na ficha do grupo econômico, na aba Quadro Societário das Empresas.
A ficha 360º da pessoa
Clicar no nome abre a ficha, com duas abas:
- Dados — nome, CPF, papel, e-mail, telefone, status e observações.
- Relações — onde aquela pessoa aparece no sistema.
É essa segunda aba que responde às perguntas do dia a dia: de quais empresas essa pessoa é sócia, em que frentes ela aparece, o que já foi registrado sobre ela.
Encontrar processos de uma pessoa
Em Contencioso › Processos, o filtro Pessoa física traz os processos em que aquela pessoa figura como parte. A busca acontece pelo CPF ou pelo nome exato.
AtençãoParte do processo não é a mesma coisa que pessoa cadastrada
As partes de um processo são registradas na aba Partes da ficha dele e podem existir sem cadastro nenhum — inclusive as do outro polo. A pessoa cadastrada aqui é um registro do escritório, com ficha e histórico próprios.
Contatos do cliente e do grupo
Além das pessoas, existem os contatos: quem se fala no dia a dia.
- Na ficha do cliente, o cartão Contatos lista as pessoas de contato daquele cliente.
- Na ficha do grupo econômico, a aba Contatos guarda os contatos do grupo, incluindo o contato de cobrança.
Contato é dado operacional — telefone, e-mail, WhatsApp de quem atende. Pessoa é cadastro jurídico. Um sócio pode ser as duas coisas, e nesse caso vale registrar nos dois lugares.
Excluir uma pessoa
A exclusão de pessoa existe, mas o sistema é conservador com dado pessoal: em vez de apagar o registro, ele o mantém com os dados pessoais mascarados, junto com o motivo. Isso atende a LGPD sem quebrar o histórico dos processos e documentos em que a pessoa aparecia.
CuidadoPessoa anonimizada continua na base
Se você encontrar um cadastro com os dados mascarados, ele não é um erro: é uma pessoa que pediu a remoção ou que foi anonimizada por decisão do escritório. Não crie um cadastro novo por cima — fale com quem cuida de privacidade antes.
Permissão necessáriaQuem faz o quê
Advogados e assistentes cadastram e editam pessoas e contatos. Excluir ou anonimizar fica com o coordenador e com o administrador.
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