Quando o prazo atrasa
Quando o sistema considera um prazo atrasado, quem é avisado, como o aviso sobe para a coordenação e como registrar a justificativa.
Atraso, no Mandatta, é um estado que o sistema calcula sozinho — ninguém marca uma tarefa como atrasada. Entender a régua evita duas conversas ruins: a de achar que está atrasado quando não está, e a de descobrir tarde demais que estava.
A régua do atraso
Um prazo está atrasado quando o dia do vencimento é anterior a hoje, no horário de São Paulo. Três consequências práticas:
- O que vence hoje não está atrasado. Ele aparece como Vence hoje até a virada do dia.
- O atraso vira à meia-noite local, não às 21h nem em nenhum outro horário estranho.
- Prazos Concluídos e Cancelados nunca contam como atraso.
Nas tarefas, a data de referência é o prazo fatal. Quando a tarefa não tem fatal, vale o vencimento geral; sem nenhuma das duas, a tarefa nunca é marcada como atrasada — o que é um bom motivo para não deixar tarefa sem data.
Como o atraso aparece na tela
| Onde | Sinal |
|---|---|
| Lista de prazos | Triângulo vermelho no título, data em vermelho e etiqueta Atrasado no lugar do status |
| Lista de tarefas | Mesmo triângulo, prazo fatal em vermelho e etiqueta Atrasado |
| Kanban | Triângulo no alto do cartão e prazo fatal em vermelho |
| Ficha da tarefa | O prazo fatal aparece com a marca (vencido) |
Passar o cursor sobre o triângulo, na lista de prazos, mostra há quantos dias o prazo está vencido.
Quem é avisado, e quando
Os avisos chegam pelo sino, no alto de qualquer tela, e levam direto para a lista de prazos. O sistema varre os prazos abertos e manda, no máximo, um aviso de cada tipo por prazo — o aviso não repete todo dia.
| Momento | Aviso | Quem recebe |
|---|---|---|
| Faltam até 4 dias | Prazo fatal se aproximando | O responsável pelo prazo |
| No dia | Vence hoje | O responsável pelo prazo |
| Depois da data | Prazo vencido | O responsável pelo prazo |
| Faltam até 2 dias, em prazo de prioridade Crítica | Alerta crítico, destacado no sino | O responsável e a coordenação |
AtençãoSem responsável, o aviso sobe
Quando o prazo não tem responsável, ou quando a pessoa foi desativada, todos os avisos daquele prazo vão para os administradores do escritório. É a rede de segurança — não o funcionamento normal.
O escalonamento
Além do sino, o escritório pode ligar resumos periódicos, que são a forma de o atraso subir de nível sem ninguém precisar cobrar:
- Resumo do dia, de manhã, com o que é seu para hoje.
- Resumo de prazos, algumas vezes ao dia, para quem coordena e administra.
- Resumo por papel: o advogado recebe os prazos e tarefas dele; quem coordena um setor recebe os seus mais um panorama do time; a coordenação geral recebe o retrato de risco do escritório por setor.
Esses resumos são opcionais e ligados por quem administra o sistema — se o seu escritório não os usa, o sino segue sendo o canal.
CuidadoPrioridade Crítica não é etiqueta de urgência
Marcar um prazo como Crítica muda o comportamento do sistema: ele avisa mais cedo e envolve a coordenação. Usar a prioridade como desabafo tira o efeito dela — quando tudo é crítico, o alerta crítico vira ruído.
O que fazer com um prazo atrasado
Confira se a data é real
Olhe a coluna Origem e o selo Revisar. Um prazo de origem Genérico pode estar atrasado só porque a data foi estimada sem regra. Nesse caso, o caminho é a revisão da controladoria, não a correção por conta própria.
Registre a justificativa onde ela será lida
Comente na ficha da tarefa, ou na descrição do prazo: o que travou, o que já foi feito e qual é a nova data pretendida. O comentário guarda autor, data e hora.
Ajuste a data, se for o caso
Corrigir prazo de segurança, prazo fatal e vencimento depende de permissão própria. Se os campos estiverem desabilitados para você, peça a quem responde pela data — a mudança fica registrada com o nome de quem fez.
Reveja quem executa
Se a pessoa não tem condição de entregar, mude o responsável principal ou acrescente outro responsável na ficha. Quem entra passa a receber os avisos daquele item.
Conclua ou cancele
Prazo cumprido vai para Concluído; prazo que deixou de valer vai para Cancelado. Enquanto ele ficar aberto, continua contando como atraso nos painéis do escritório.
DicaA lista que não pode terminar o dia do mesmo tamanho
O filtro Vencimento: Atrasadas é o primeiro recorte da manhã. Zerar não é sempre possível; deixar sem comentário e sem nova data é o que não pode acontecer.
Veja também: marcar uma audiência ou reunião na agenda