Pedidos do titular

Titular é a pessoa a quem os dados se referem: um sócio cadastrado, um contato de cliente, alguém da equipe. A LGPD dá a ela o direito de saber o que o escritório guarda, corrigir o que está errado e pedir a eliminação do que não precisa mais existir. Este artigo descreve o que o sistema faz em cada caso.

Acesso e portabilidade#

O sistema gera uma cópia dos dados cadastrais da pessoa e dos vínculos ligados a ela. É o que atende tanto ao pedido de confirmação e acesso quanto ao de portabilidade, já que a saída é um arquivo legível por outro sistema.

Há também uma saída equivalente para os dados do próprio usuário da equipe — sem nenhum dado de acesso, como senha ou códigos de segurança. Se alguém do escritório quiser essa cópia, peça ao administrador.

Toda exportação de dados de uma pessoa fica registrada na trilha de auditoria, com autor e data, mesmo não alterando nada.

Correção#

Correção não tem tela própria: você corrige o dado na ficha onde ele mora — o cadastro da pessoa, do cliente ou do contato. A alteração fica na trilha, com o antes e o depois, o que serve de comprovante de que o pedido foi atendido e quando.

Eliminação: o sistema anonimiza#

O escritório tem dever de guarda de autos e contratos, então a eliminação não apaga o registro: ela raspa os dados pessoais e mantém a estrutura. Na ficha da pessoa, a ação Anonimizar (LGPD) faz isso.

O que acontece:

• o nome é substituído por uma marcação de anonimizado;
• CPF ou documento, e-mail, telefone e observações são apagados;
• o registro e os vínculos com empresas e processos continuam existindo, agora sem identificar ninguém;
• as cópias desses dados que o sistema consegue correlacionar com segurança são tratadas junto.

A tela pede duas informações antes de executar: o motivo (a solicitação do titular) e a base legal para manter o registro anonimizado. Ambas ficam gravadas junto da ação.

Executar de novo na mesma pessoa não faz nada: a ação é idempotente e a tela avisa que ela já estava anonimizada.

O relatório de anonimização#

Terminada a ação, o sistema abre um relatório com três blocos:

Bloco	O que mostra
Tratados	As categorias de registro em que os dados pessoais foram removidos, a quantidade e como cada registro foi ligado ao titular
Retidos	O que foi mantido por obrigação de guarda, com a justificativa e o prazo de retenção
Não correlacionados	O que o sistema não conseguiu ligar ao titular com segurança e depende de revisão manual

O relatório não contém dados pessoais: só categorias, quantidades e a relação usada. Ele é o registro do escopo real do que foi feito, e o evento fica na trilha de auditoria. Vale guardar uma cópia junto do pedido do titular.

O que a anonimização não alcança#

Seja claro com o titular sobre os limites:

• conteúdo dentro de arquivos anexados, que precisa de revisão documento a documento;
• texto livre escrito em observações e mensagens ao longo do atendimento;
• cópias fora do sistema: planilhas exportadas, e-mails já enviados, documentos protocolados;
• registros mantidos por obrigação legal, que aparecem no bloco de retidos com o prazo.

Um roteiro para atender um pedido#

1. Registre o pedido e confirme quem é a pessoa

   Guarde por onde o pedido chegou e como a identidade foi verificada.

2. Classifique o que está sendo pedido

   Acesso, portabilidade, correção ou eliminação. Cada um tem um caminho diferente no sistema.

3. Verifique a obrigação de guarda

   Com o responsável jurídico, veja o que precisa ser mantido e por quanto tempo.

4. Execute no sistema

   Exporte, corrija na ficha ou anonimize, informando motivo e base legal.

5. Guarde as evidências e responda

   Salve o relatório e a referência na trilha, e depois responda ao titular dizendo o que foi feito e o que foi retido, com a justificativa.

Que dados pessoais existem no sistema e por quê

Onde conferir o registro das ações de privacidade