Dados pessoais no sistema

O sistema guarda dados pessoais porque o trabalho do escritório depende deles: não dá para tocar um processo sem saber quem é a parte, nem cobrar um contrato sem o contato do cliente. Este artigo diz o que fica registrado, quem vê e o que exige cuidado.

Que dados o sistema guarda#

Quem	O que fica registrado
Equipe do escritório	Nome, e-mail, telefone, número da OAB, papel e o registro das ações na trilha de auditoria
Pessoas (sócios, representantes, contatos)	Nome, CPF ou outro documento, e-mail, telefone e observações
Clientes	Nome ou razão social, documento, contatos e os acessos ao portal
Partes de processo	Nome e documento, como constam do registro processual
Conversas de atendimento	Telefone, conteúdo das mensagens e os arquivos trocados
Documentos	O que estiver dentro dos arquivos que a equipe anexa

Por trás de cada um desses grupos há uma finalidade: prestar o serviço contratado, cumprir a obrigação legal de guarda dos autos e dos contratos, e exercer o direito da parte no processo. Dado sem finalidade não deveria estar cadastrado.

Quem enxerga o quê#

Três camadas limitam o acesso, e elas se somam:

• O escritório. Cada organização só enxerga os próprios dados. Nada atravessa de um escritório para outro.
• O perfil. A matriz de permissões decide quais telas e ações a pessoa tem. Telefone e OAB da equipe, por exemplo, só aparecem para quem administra usuários.
• A área do setor. O coordenador setorial enxerga apenas as áreas atendidas pelo setor que lidera.

Cuidado ao exportar#

Tudo o que sai do sistema — planilha, relatório, PDF, print — perde as três camadas acima. O arquivo não pergunta o perfil de quem abre e não gera registro de quem leu.

Antes de exportar, pergunte:

1. Preciso mesmo de todas as colunas? Um relatório de produtividade raramente precisa de CPF.
2. Para onde vai? E-mail pessoal, aplicativo de mensagem pessoal e pen drive tiram o arquivo do controle do escritório.
3. Quem mais vai receber? Encaminhamento é o caminho mais comum de um vazamento.
4. Quando apago? Arquivo de trabalho tem prazo. Baixou, usou, apague.

Cuidado ao anexar e ao escrever#

Campos livres de observação, anotações e anexos são os lugares onde dado pessoal entra sem ninguém perceber. Um documento pode trazer dados de terceiros que não têm relação com o caso; uma observação pode registrar informação de saúde ou de família que ninguém pediu.

Duas regras práticas:

• Registre o que é necessário para o trabalho, no campo próprio. O campo próprio é o que o sistema sabe proteger, mascarar e, se o titular pedir, limpar.
• Evite despejar informação sensível em texto livre. A limpeza de dados atinge os campos cadastrais; texto solto e conteúdo de arquivo exigem revisão manual.

Dados que saem do ambiente#

Para o sistema funcionar, parte da informação passa por serviços contratados pelo escritório: hospedagem e banco de dados, envio de e-mails, a mensageria que entrega o WhatsApp e os modelos de inteligência artificial usados nas ações assistidas. Nas ações de IA, o trecho enviado é o que a ação precisa para responder.

O escritório mantém o inventário desses serviços. Quando um titular pergunta com quem os dados dele são compartilhados, é essa lista — e não uma resposta improvisada — que responde.

O básico que protege quase tudo#

• Uma conta por pessoa, sem senha compartilhada.
• Perfil com o acesso do trabalho real, revisado quando alguém muda de função.
• Inativação no dia do desligamento.
• Exportação pelo menor conjunto de dados possível.
• Revisão periódica de quem tem as permissões mais amplas.

O que fazer quando alguém pede acesso, correção ou exclusão dos dados

Ajustar quem enxerga o quê na matriz de perfis