Atos societários e obrigações recorrentes
Como registrar um ato do rascunho até o registro na junta e como manter as obrigações recorrentes em dia dando baixa no vencimento.
Dois cadastros andam junto com as demandas: o ato societário, que é o documento em si e o seu ciclo até o registro, e a obrigação recorrente, que é o compromisso que volta todo período e não pode ser esquecido.
A lista de atos societários mostra título, tipo, data do documento e o status de cada ato.
Ambos vivem nas abas da empresa, em Cadastros › Empresas. Nas abas Atos e Obrigações você consulta; o link Gerenciar leva à tela onde se cria e se altera.
Atos societários
Um ato registra um documento societário da empresa: a constituição, uma alteração contratual, uma ata de assembleia. Ele existe independentemente da demanda — a demanda é o trabalho, o ato é o resultado.
Criar um ato
| Campo | Obrigatório | O que colocar |
|---|---|---|
| Empresa | Sim | A empresa do ato |
| Tipo de ato | Sim | Ver a lista abaixo |
| Status | Não | Começa como Rascunho |
| Título | Sim | Como o ato é identificado internamente |
| Data do ato | Não | A data que consta no documento |
| Data de protocolo | Não | Quando foi protocolado na junta |
| Descrição | Não | Texto livre |
Tipos disponíveis: constituição, alteração contratual, ata de assembleia, ata de reunião de sócios, nomeação de administrador, renúncia de administrador, aumento de capital, redução de capital, transferência de quotas, aprovação de contas, encerramento ou liquidação, e outro.
O ciclo do ato
O status conta em que ponto do caminho o documento está:
| Status | Significado |
|---|---|
| Rascunho | Documento em elaboração |
| Em análise | Passou para revisão interna |
| Em assinatura | Está com os sócios ou a diretoria para assinar |
| Protocolado | Deu entrada na junta comercial |
| Registrado | Foi deferido e registrado |
| Concluído | Encerrado, com as cópias já distribuídas |
| Cancelado | Abandonado sem registro |
O status não muda sozinho: você avança conforme o caso anda. A lista de atos pode ser filtrada por empresa e por status, o que ajuda a achar o que está parado em assinatura ou aguardando deferimento.
DicaStatus do ato não é etapa do quadro
A coluna do quadro do societário chama-se Etapa e descreve o trabalho. O Status descreve o documento. Uma demanda pode estar em Pós-registro com o ato ainda em Protocolado — são coisas diferentes e é normal que não andem no mesmo passo.
Excluir um ato o retira das listagens mas preserva o registro; a exclusão é alçada de quem tem permissão de exclusão no societário, em regra o administrador.
Obrigações recorrentes
A obrigação é o compromisso que se repete: aprovação anual de contas, autenticação de livro, entrega periódica. O sistema controla o próximo vencimento e avança sozinho a cada baixa.
Criar uma obrigação
| Campo | Obrigatório | O que colocar |
|---|---|---|
| Empresa | Sim | A empresa obrigada |
| Título | Sim | Uma frase clara, como "Aprovação anual de contas" |
| Tipo | Sim | A classificação usada pelo escritório |
| Periodicidade | Sim | Ver a tabela abaixo |
| Próximo vencimento | Sim | A data do próximo vencimento |
| Descrição | Não | Texto livre |
Periodicidades disponíveis:
| Periodicidade | Comportamento na baixa |
|---|---|
| Única | Encerra a obrigação |
| Mensal | Avança o vencimento em um mês |
| Trimestral | Avança em três meses |
| Semestral | Avança em seis meses |
| Anual | Avança em um ano |
| Personalizada | Encerra a obrigação; o próximo ciclo é criado à mão |
Dar baixa
Na linha da obrigação, use a ação Concluir / dar baixa. O sistema confirma antes, e a mensagem já explica o que vai acontecer: se a obrigação é recorrente, o próximo vencimento avança e ela segue ativa; se é única ou personalizada, ela é concluída.
Permissão necessáriaQuem dá baixa
A baixa é um ato de compliance e tem alçada própria: coordenador, controladoria e administrador. Advogados e assistentes veem a obrigação e podem editá-la, mas não dão baixa.
CuidadoExcluir uma obrigação é definitivo
Diferente de outros cadastros do societário, excluir uma obrigação apaga o registro de vez, sem histórico para consultar depois. Se a obrigação apenas deixou de se aplicar, prefira dar baixa e registrar o motivo na descrição.
Achar o que está atrasado
O filtro de vencimento no topo da lista tem dois recortes:
- Vencidas — obrigações ativas cujo vencimento já passou, de qualquer mês.
- Vencendo este mês — obrigações ativas com vencimento dentro do mês corrente.
São os mesmos recortes dos cartões de acompanhamento da tela inicial, então o número que você vê no painel bate com a lista que abre aqui.
DicaUma rotina simples que evita perda de prazo
No começo de cada semana, abra a lista com o filtro Vencidas, resolva ou repactue cada linha e depois passe para Vencendo este mês. Duas telas por semana cobrem o compliance societário da carteira inteira.
Próximo: cancelar, reativar e reabrir uma demanda
Onde os atos e as obrigações aparecem na tela da empresa