As mensagens que o sistema envia sozinho

Nem toda mensagem que sai do número do escritório foi digitada por alguém. O Mandatta dispara alguns avisos por conta própria, e a agente Val leva outros ao cliente. Saber qual é qual evita cobrar duas vezes a mesma coisa — e evita o susto de descobrir que o cliente recebeu algo que você não mandou.

O que sai para o cliente#

Link de coleta e código de acesso#

É o envio mais comum. No card da demanda, ao montar o que será pedido ao cliente, você tem duas formas de disparar:

• marcar Enviar ao cliente ao salvar — o sistema gera o link e manda link e código juntos para o e-mail e o WhatsApp cadastrados no cliente da demanda. O botão Enviar ao cliente, no bloco do link, faz o mesmo envio quando você quiser;
• usar Gerar link e enviar via Val — você escolhe o canal, o contato, a validade em dias e pode escrever uma mensagem de acompanhamento. A Val entrega o link; o código de acesso, o próprio sistema envia na mesma hora, em outra mensagem e pelo mesmo canal.

A Val nunca recebe o código. Ele aparece na tela uma única vez, no momento em que o link é gerado ou em que você pede um código novo. No histórico da conversa em Atendimento, as mensagens de coleta que o sistema envia ficam mascaradas: o código não aparece, e o link aparece sem o final que dá acesso.

Cobrança do que falta#

Enquanto houver item pendente na coleta, a Val volta a falar com o cliente sobre o que continua em aberto. Quando a equipe recusa um item enviado, o item volta a ficar pendente no link do cliente com o motivo que o advogado escreveu — então escreva esse motivo pensando em quem vai ler do outro lado.

Aviso de prazo e de demanda atrasada#

A Val também fala com quem é responsável por uma demanda, um prazo ou uma tarefa em atraso ou perto de vencer. A ordem da fila de cobrança vem da data que o próprio Mandatta calculou.

O que sai para o escritório#

Existe um resumo ativo por WhatsApp, três vezes por dia (por volta das 8h, 13h e 18h), enviado a administradores e coordenadores com telefone cadastrado. Ele pode ter até três seções:

Seção	O que entra
Prazos do contencioso	Vencidos, que vencem hoje e os que estão na janela fatal
Agendamentos	Compromissos e audiências de hoje e de amanhã
Tarefas	Tarefas atrasadas e que vencem hoje

O resumo só sai quando existe algo urgente nas seções ligadas. Dia tranquilo não gera mensagem.

Como pausar ou interromper#

1. Desligar as seções do resumo interno

   Em Configurações › Escritório, na seção Escalonamentos, há uma chave para Prazos do contencioso, uma para Agendamentos e uma para Tarefas. Ao desligar uma chave, aquela seção deixa de ser enviada para todo o escritório. É uma configuração da administração.

2. Revogar o link de coleta

   No card da demanda, o botão Revogar derruba o link. O cliente deixa de conseguir acessar e aquela coleta sai da fila de envio. Para recomeçar, gere um link novo.

3. Concluir ou cancelar a demanda

   A fila de cobrança olha o que está em aberto. Demanda concluída ou cancelada deixa de ser cobrada — em muitos casos, a mensagem repetida é sinal de um card que ninguém fechou. Cancelar a demanda também revoga o link de coleta, e a Val deixa de cobrar os responsáveis pelas tarefas e pelos prazos dela. Tarefa cancelada também sai da cobrança.

4. Conferir o responsável

   A cobrança interna procura quem está como responsável. Responsável errado significa mensagem chegando para a pessoa errada. Corrija no card.

Antes de disparar, confira#

• O contato está certo? Telefone com DDD, e-mail sem erro de digitação. O envio usa o que estiver cadastrado no cliente da demanda.
• A lista de itens está fechada? Gerar o link com metade do checklist significa cobrar duas vezes.
• A validade faz sentido? O prazo em dias é escolhido por você na hora de gerar. Link vencido volta como reclamação.
• A mensagem de acompanhamento está no tom do caso? Ela vai junto com o link, em nome do escritório.

O que a agente Val faz sozinha e quando ela chama uma pessoa