Versões, histórico e comentários
Como trocar o arquivo de um documento sem perder o anterior, ler o histórico e saber quem alterou o quê.
Documento de escritório muda: a minuta vira versão assinada, a certidão vence e sai outra, a procuração ganha um substabelecimento. O Mandatta trata isso como versão do mesmo documento, e não como arquivo novo — assim o vínculo com o cliente, o tipo e o histórico continuam de pé.
Trocar o arquivo por uma versão nova
Quando você envia um arquivo do mesmo tipo para o mesmo registro, o sistema barra por duplicidade e avisa que já existe um documento daquele tipo ali. É de propósito: na maioria das vezes o que a pessoa quer é atualizar o que existe, não criar um segundo.
A atualização é feita como substituição do arquivo. Ao substituir:
- o arquivo anterior é guardado como versão anterior e continua disponível no histórico;
- o arquivo novo assume o lugar, e é ele que aparece para quem baixa o documento;
- o nome, o tipo e todos os vínculos do documento permanecem exatamente como estavam;
- quem fez a substituição passa a constar como responsável pelo arquivo atual.
AtençãoSubstituir não apaga nada
A versão antiga não é descartada. Ela fica guardada com o número da versão, o tamanho, a data e o nome de quem a enviou. É isso que permite mostrar, meses depois, qual era a minuta que circulou antes da assinatura.
O que o histórico guarda
O histórico de versões de um documento lista, da mais recente para a mais antiga:
| Informação | Para que serve |
|---|---|
| Número da versão | A ordem das trocas: 1 é o primeiro arquivo enviado |
| Quem enviou | O nome da pessoa responsável por aquela versão |
| Data e hora | Quando aquela versão entrou |
| Tamanho e formato | Ajuda a identificar rapidamente o arquivo certo |
DicaVersão é para o mesmo documento
Se o arquivo novo é outro documento — e não outra versão do mesmo —, envie como documento novo e escolha o tipo correto. Usar versão para guardar coisas diferentes esconde o segundo documento de quem for procurar por tipo.
Onde comentar um documento
O Mandatta concentra a conversa no trabalho, não no arquivo solto. Você comenta na demanda, no processo ou na tarefa a que o documento está ligado:
Abra a demanda, o processo ou a tarefa
É o registro em que o documento aparece na aba de documentos.
Vá na conversa interna
Na demanda, é a aba Discussão. No processo e na tarefa, o campo de comentários fica na própria tela do registro.
Escreva e mencione quem precisa ver
Digite @ e escolha o colega na lista. Cada pessoa mencionada recebe uma notificação com o link do registro — é assim que o comentário chega a quem interessa.
Escreva o comentário dizendo de qual documento você fala ("na 2ª via da procuração, falta o reconhecimento de firma"). Assim a conversa continua fazendo sentido depois de novas versões.
DicaComentário não é aviso de prazo
Comentário serve para combinar e registrar decisão. Se a conversa gera uma providência com data, abra a tarefa ou o prazo — a conversa não cobra ninguém sozinha.
Quem alterou o quê
Além do histórico de versões, o sistema mantém uma trilha do que foi feito com cada documento. Ficam registrados, com o nome da pessoa e a data:
- o envio do arquivo;
- a criação e a remoção de vínculos com outros registros;
- a exclusão do documento;
- as tentativas recusadas por falta de acesso.
Essa trilha fica em Configurações › Auditoria e não pode ser editada por ninguém — é justamente o que dá valor a ela. Se você precisa provar quando um documento entrou no sistema ou quem o vinculou a determinado cliente, é ali que a resposta está.
CuidadoExcluir é diferente de substituir
A exclusão de um documento é restrita ao administrador e tira o documento das listas. Quando o que você quer é apenas atualizar o arquivo, substitua — a exclusão seguida de novo envio perde o histórico e os vínculos que o documento já tinha.
Perguntas frequentes
Consigo voltar para uma versão antiga? A versão anterior fica guardada e acessível pelo histórico. Para que ela volte a ser a versão atual, envie o arquivo antigo de novo como substituição — assim a troca também fica registrada.
Por que o documento aparece com o nome de outra pessoa? O responsável exibido é quem enviou a versão atual do arquivo. Depois de uma substituição, esse nome muda. O histórico continua mostrando quem enviou cada versão anterior.
Enviei duas vezes por engano e agora tenho dois documentos parecidos. Se estiverem no mesmo registro e com o mesmo tipo, o segundo envio teria sido barrado. Quando os tipos são diferentes, os dois existem mesmo: peça ao administrador a exclusão do errado e mantenha o certo.
Por que às vezes você vê o nome do documento, mas não consegue abri-lo